更新日

2024.07.21

公開日

2024.04.11

AIを使って業務効率化はできるのか。活用できるツールも紹介

AIの導入による業務効率化の可能性について、実際にどのように業務を効率化できるのか、そしてどのようなツールがその実現を支援するのか、興味をお持ちかもしれません。本記事では、AIを活用した業務効率化のメカニズムや、実際のツールについて解説します。

AIは自動化や効率化に特化した技術であり、自然言語処理や機械学習、画像認識などの技術を駆使して業務を改善します。さらに、具体的な業務領域ごとに適用事例や導入手順も紹介するので、効率化を実現するためのヒントや、成功事例に基づく具体的なツールの活用方法を探ることで、AI導入による業務改善の可能性を探ってみましょう。

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AIを使って業務効率化できるのか

AIは自動化や効率化に特化している技術で、以下の2Stepを経て業務効率化を実現します。

Step1：主に以下のパターン認識手法を用いて業務を学習

自然言語処理
画像認識
機械学習

文章や音声の意味を理解し分析する自然言語処理と、画像から物体や人物を認識する画像認識により集めたデータから、パターンを見つけ、学習し、予測する機械学習が行われます。

Step2：学習に基づき独自のAIモデルを構築し業務を処理

学習に基づき特定業務に特化したAIモデルを構築
AIモデルが処理を実行

AIモデルとは、人間の脳神経系を模倣したニューラルネットワークのことで、ニューラルネットワークが深層化することで、より複雑なパターンを認識するディープラーニングが行われます。

ディープラーニングとは、機械学習の一種で、大量のデータからパターンや関係性を学習し、予測や分類などのタスクを遂行するための技術です。ディープラーニングを用いたアルゴリズムは、従来の手作業やルールベースのアプローチに比べて、業務の精度や効率を向上させられます。

また、過去のデータを学習して、需要予測やリスク管理、顧客行動の予測など、業務に関する重要な意思決定を支援することが可能となります。

AIを使ってできる業務効率化とツール

ここでは、AIが効率化できる業務を細分化してその仕組みを説明するとともに、おすすめのツールを紹介します。

電話対応・Eメールのやり取り

AIによる電話対応・Eメールのやり取り効率化の仕組み

音声認識
自然言語処理
機械学習

学習に基づいて電話対応・Eメールに特化したAIモデルを構築し、構築されたAIモデルが業務を処理します。例えば、顧客からの問い合わせに自動で回答したり、顧客アンケートの回答を自動で集計したりできます。

AI Messenger Voicebot

AI Messenger Voicebotは、200社以上の導入実績のある、電話対応業務をDXするボイスボットサービスです。

特徴：夜間対応やアウトバウンド、修理受付など活用シーンの多さ。カスタム音声合成、ヒアリング機能、FAQ検索機能など機能の多さ
価格設定：初期費用50万円。月額料金30万円から
URL：https://www.ai-messenger.jp/voicebot/

HubSpot

HubSpotは、Eメールの作成・編集・追跡管理を単一のプラットフォームで実現するCRMツールです。

特徴：マーケティングキャンペーン用のEメールの作成を効率化、見込み客アプローチの向上、連絡先の管理・分析
価格設定：月額料金「1800円コース」、「106,800円からコース」、「432,000円からコース」。無料の体験コースもあり
URL：https://www.hubspot.jp/products/marketing/ai-email-writer

スケジュール管理

AIによるスケジュール管理効率化の仕組み

自然言語処理
機械学習

スケジュール調整に関する文章をテキスト化して学習。学習に基づいてスケジュール管理に特化したAIモデルを構築。構築したAIモデルで内容を理解し、候補となるスケジュールを生成、参加者との調整を行い、最終的なスケジュールを決定します。

スケコン (schecon)

スケコンは、業界最安値の料金プランで人気の日程調整ツールです。

特徴：複数人間での日程調整、オンライン名刺交換、社内予定調整、空き時間確認
価格設定：月額料金フリープラン0円、スタンダードプラン660円、ビジネスプラン990円
URL：https://schecon.com/select

定型業務の自動化

AIによる定型業務自動化の仕組み

ルールベース
機械学習

定型業務のルールを事前に定義し、定型業務のルールや過去の処理データを収集し学習。

定型業務に特化したAIモデルを構築し、このAIモデルで処理を実行します。例えば、請求書の内容を自動で読み取り会計システムに登録したり、顧客情報の入力フォームを自動で入力したりします。

カオナビ

カオナビは、人事・労務DXはもちろん、人的資本経営にも対応できるタレントマネジメントツールです。タレントマネジメントとは、社員の個性・才能を発掘し戦略人事を加速させる人材管理手法のことです。

特徴：エンジニア不要の人事データベース、人材評価・育成・配置。適性検査
価格設定：会社の規模により料金が異なるため、要問合せ
URL：https://www.kaonavi.jp/

トースターチーム

トースターチームは、未経験者でもわずか3ステップでマニュアルを作成できるツールです。

特徴：タイトル記入だけで定型マニュアルを作成、スマホ対応動画マニュアルの作成
価格設定：初期費用10万円。月額料金ライトプラン3万5千円、スタンダードプラン6万円、ビジネスプラン12万円
URL：https://toaster.how/

情報収集

AIによる情報収集効率化の仕組み

自然言語処理
機械学習

情報収集したい内容を入力して意味を理解し学習することで、独自のAIモデルを構築。そのAIモデルが内容を理解し、関連する情報源を検索し、情報源から情報を収集して整理します。例えば、興味のある分野の最新ニュースを自動で収集したり、研究テーマに関する資料を自動で収集したりできます。

ChatGPT

ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理モデルであり、大規模な文章データセットを用いてトレーニングされたニューラルネットワークです。

特徴：「自然な対話生成」、大量のテキストデータ学習に基づく知識を利用して質問に答えたり、要約を生成したりする「知識の抽出と生成」、長い文脈を理解し前後の文脈を考慮して返答を生成する「長期依存性」
価格設定：通常版0円、有料プラン月額料金20ドル
URL：https://chat.openai.com/

クアルトリクス (qualtrics)

クアルトリクスは、人事評価システムとCRM、市場調査が一体となったツールです。

特徴：360度評価システム、市場動向把握とカスタマージャーニーの最適化
価格設定：初期費用及び月額料金は完全非公開のため、要問合せ
URL：https://www.qualtrics.com/jp/market-research/

営業活動

AIによる営業活動効率化の仕組み

自然言語処理
機械学習

顧客との会話内容や顧客データを自然言語処理で入力して学習。学習に基づいて独自のAIモデルを構築し、そのAIモデルが入力内容を理解し、顧客のニーズや購買可能性を分析し、顧客に最適な提案をしたり、顧客の購買段階に合わせたアプローチをしたりします。

Zia

Ziaは、CRM をはじめデータ入力・リードの分析など、業務を自動でアシストするZoho が提供する会話型AIアシスタントです。

特徴：大量の顧客データを短時間で分析できる「顧客データ分析」、顧客の行動や興味に基づく「ターゲティング」、自動化されたアプローチによる「商談支援」など
価格設定：月額料金(年間契約の場合)スタンダード1680円、プロフェッショナル2760円、エンタープライズ4800円、アルティメット6240円。全てのコースに無料トライアルあり
URL：https://www.zoho.com/jp/crm/bj/crm-ai.html